In veel gevallen is de relatie tussen de VvE & bestuur en de externe beheerder goed te noemen. Maar het kan voorkomen dat er verschil van mening optreedt tussen beheerder en VvE. Wat te doen hiermee? In dit artikel zetten we de stappen die je als VvE kunt nemen uiteen om de relatie tussen VvE en de beheerder te verbeteren.

Inventarisatie werkzaamheden

Allereerst dien je een inventarisatie te maken van de huidige werkzaamheden en de bijbehorende verwachtingen die een VvE heeft van de beheerder. Regelt de beheerder alleen het financiële gedeelte van het beheer of heeft de beheerder toch meer taken? En hoeveel uur besteedt de beheerder aan deze werkzaamheden?
Ook door een gesprek te hebben met alle VvE leden wordt het makkelijker om zo’n een inventarisatie en wensenlijst op te maken.  Door achter elk punt een korte samenvatting te schrijven wordt duidelijk wat precies besproken wordt.

Vergelijk de wensen met de beheersovereenkomst

Nu heb je een overzicht van wat de wensen van de VvE zijn. Ook is inzichtelijk wat de inspanningen zijn die de beheerder op basis van de overeenkomst moet uitvoeren. Vergelijk dit met de actuele beheersovereenkomst en bekijk waar verwachtingen en geleverde diensten niet overeenkomen. Sommige verwachte taken blijken niet onder de beheersovereenkomst te vallen. Andere werkzaamheden staan in de beheersovereenkomst, maar zijn door de leden van de VvE misschien niet gewenst. Het kan natuurlijk ook zo zijn dat er geleverde inspanningen van de beheerder niet aan de verwachtingen van de VvE voldoen. Door het vergelijken van de wensenlijst met de beheersovereenkomst wordt dit duidelijk en kan de dialoog met de beheerder opgestart worden.

Ga het gesprek aan met de beheerder

Met het overzicht wat je nu hebt, is het tijd om een afspraak in te plannen met de beheerder. Deel de analyse voor de afspraak ook met de beheerder. Deze heeft de kans om zich ook in te lezen in de resultaten van het onderzoek. Ga een dialoog aan en praat over de huidige verwachtingen van de VvE. Geef de beheerder ruimte zodat deze kan inspelen op de verschillen tussen wat is overeengekomen en de nieuwe wensen. Daarna kunnen de nieuwe afspraken vastgelegd worden om ervoor te zorgen dat de kwaliteit van de dienstverlening verbetert.

Stel een nieuwe overeenkomst op

Nu duidelijk is wat de nieuwe werkzaamheden en afspraken zijn die de beheerder gaat uitvoeren, is het van belang dat deze in een nieuwe overeenkomst worden vastgelegd.
Was een voorgaand bestuur verantwoordelijk voor het oude contract en is door een verloop van eigenaars ook de behoefte van de VvE veranderd? Neem het overzicht wat je hebt opgesteld en geef aan welke werkzaamheden onder het oude vorm van beheer vallen en vul aan welke werkzaamheden op basis van een nacalculatie worden doorbelast.

Wat als je er niet uit komt?

Hoe vervelend ook, soms is het beter om afscheid van elkaar te nemen. Met het inzicht wat je nu hebt, kan je gebruiken om gesprekken aan te gaan met andere beheerders. Met het nieuwe wensenpakket wat je hebt verzameld, kan je nu goed aangeven waar je nu wel naar op zoek bent. Of wellicht is wel de conclusie is dat het uitbesteden van het beheer helemaal niet nodig is en blijkt dat alle zaken prima via de VvE en het bestuur zelf te regelen valt.

Meer informatie over beheer? HouseScout heeft al ruim 15 jaar ervaring met beheer. Een vrijblijvende afspraak is zó geregeld.